Desa Gubug, Tabanan, Bali – Kamis, 6/2/2025, Pemerintah Desa Gubug, Tabanan, Bali, kedatangan tamu dari Desa Mengwi, Badung, Bali, dalam rangka menjalankan program studi tiru atau sharing mengenai tata cara pengarsipan digital yang telah diterapkan di Desa Gubug. Kunjungan ini bertujuan untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan tentang pengelolaan arsip desa secara digital/elektronik yang telah dilaksanakan di Desa Gubug.

Rombongan dari Desa Mengwi, Ita Rahayu (KASI Kesra), Wayan Yasni (Staf Umum), Ngurah Putra Mahendra (Staf IT), dan I.B. Purnayasa (Staf Umum) diterima langsung oleh Perbekel Desa Gubug, Ir. I Nengah Mawan, yang menyambut baik kedatangan tim dari Desa Mengwi. Dalam sambutannya, Perbekel Desa Gubug menyampaikan harapannya agar kegiatan studi tiru atau sharing ini dapat memberikan inspirasi dan informasi yang bermanfaat untuk meningkatkan pengelolaan Pengarsipan di masing-masing Desa. Dan harapannya agar kedepan Desa Gubug dan Desa mengwi bisa terjalin Kerjasama  dan saling bertukar pengalaman tentang berbagai kelebihan diberbagai hal yang dimiliki oleh kedua desa khususnya dengan pengarsipan  berbasis digital.

"Pengarsipan digital adalah bagian dari upaya kami untuk memodernisasi pengelolaan administrasi desa dan meningkatkan efisiensi kerja. Karena permasalahan yang kami temui sejak dulu adalah banyaknya arsip yang hilang dan susahnya mencari arsip yang tersimpan karena jumlahnya sangat banyak, dan cukup menguras waktu untuk menemukan dokumen yang kami perlukan. Kami mendapat informasi bahwa di salah satu kantor ada yang menerapkan system pengarsipan yang dapat mempermudah dalam proses pencarian dokumen, lalu kami mencoba adopsi system pengarsipan seperti itu dan untuk di Desa Gubug di kombinasikan dengan system Penggunaan qrcode pada bantek arsip untuk mempermudah menemukan file softcopy. Kami sangat senang bisa berbagi pengalaman dengan Desa Mengwi dan berharap sistem yang kami terapkan bisa disempurnakan dan  dapat dipergunakan serta dapat membantu dalam pengelolan arsip/dokumen" ujar Perbekel Desa Gubug.

Acara dilanjutkan dengan pemaparan materi mengenai sistem pengarsipan digital yang diterapkan di Desa Gubug oleh Operator IT. Dalam presentasinya, dijelaskan berbagai tahapan dalam pengarsipan digital, mulai dari pengumpulan dokumen, pengolahan data, hingga penyimpanan dalam sistem berbasis elektronik yang mudah diakses oleh pihak terkait.

Salah satu fokus utama dari pengarsipan digital yang dibahas adalah penggunaan perangkat lunak khusus yang memudahkan proses pengindeksan, pencarian dokumen, dan menjamin keamanan data desa. Sistem ini juga memungkinkan penyimpanan dokumen yang lebih efisien dan ramah lingkungan, karena mengurangi penggunaan ruang fisik dan meminimalisir risiko kehilangan data.

Selama sesi diskusi, perwakilan dari Desa Mengwi mengajukan berbagai pertanyaan terkait dengan penggunaan bantek pada pengarsipan fisik lalu dikombinasikan secara digital, dan penerapan qrcode pada Arsip. Pemerintah Desa Gubug memberikan jawaban yang komprehensif, dan menjelaskan lebih detail mengenai penerapan qrcode pada arsip fisik yang di kombinasikan dengan arsip digital dengan cara mengunjungi langsung pengarsipan fisik di salah satu ruangan di Kantor Desa Gubug.

Perwakilan dari rombongan Desa Mengwi, Ita Rahayu dan Ngurah Putra Mahendra menyampaikan terima kasih kepada Pemerintah Desa Gubug atas kesempatan yang diberikan. "Kami sangat mengapresiasi pengelolaan pengarsipan digital yang sudah berjalan di Desa Gubug ini. Kami berharap, kunjungan ini dapat menjadi insfirasi kami untuk mengoptimalkan pengelolaan pengarsipan di Desa Mengwi," katanya.

Kunjungan ini diakhiri dengan foto bersama sebagai simbol persahabatan antar kedua desa dan komitmen untuk terus bekerjasama dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.